Le Syndicat des employés du Yukon (YEU) demande à la Commission de la fonction publique de préciser les informations qu'elle considère comme inexactes. Notre demande fait suite à une requête d'accès à l'information et nous avons rendu le résultat de l'ATIPP disponible sur notre site web avec une référence fournie ICI.

Il semble que la Commission de la fonction publique, en particulier le directeur du milieu de travail respectueux, et avec l'approbation du commissaire de la fonction publique, ait pu enfreindre l'article 121(6) de la Loi. Cet article concerne l'altération, la falsification, la dissimulation ou l'élimination d'informations ou de documents dans l'intention d'entraver ou d'empêcher l'accès à l'information ou de faire obstacle à la fourniture d'une réponse précise et complète à une demande d'accès à l'information.

Nous comprenons que la loi sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels accorde aux individus le droit d'accéder à l'information, avec certaines exclusions obligatoires et discrétionnaires limitées. Toutefois, les organismes publics ne sont pas autorisés à déterminer de manière sélective ce qui peut ou ne peut pas être divulgué. La responsabilité de cette détermination incombe uniquement au chef de l'organisme public, avec les conseils de son responsable de l'accès à l'information (Designated Access Officer).

Dans le cadre d'une application correcte de la procédure, tous les documents pertinents du Bureau du respect du lieu de travail doivent avoir été fournis au responsable désigné de l'accès à l'information. Ce dernier évalue alors ce qui relève du champ d'application, ce qui doit être retenu en vertu des exceptions obligatoires et les dispositions discrétionnaires qui peuvent s'appliquer. Enfin, le responsable de l'organisme public examine et approuve la demande finale.

La boîte à outils souligne que les dispositions relatives à la rétention ou à l'exclusion d'informations dans une réponse à l'ATIPP doivent être appliquées de manière stricte, en ne caviardant que des informations spécifiques lorsqu'une disposition obligatoire ou discrétionnaire s'applique.

Un organisme public ne doit pas retirer, supprimer ou demander que des documents soient déchiquetés à moins qu'ils ne soient hors du champ d'application. Même si certains documents sont jugés hors du champ d'application, les responsables désignés de l'accès à l'information doivent les conserver dans un dossier séparé pour s'assurer de l'adéquation de la recherche. S'ils sont dans le champ d'application, le document doit être fourni dans son intégralité et expurgé entièrement en utilisant une disposition de l' article 71 pour justifier le refus.

La boîte à outils du responsable désigné de l'accès à l'information fournit des lignes directrices claires sur la manière de mener une recherche adéquate des documents. La boîte à outils insiste sur la nécessité de fournir tous les documents pertinents et de ne rien détruire ou supprimer, même s'il s'agit de documents éphémères ou sensibles. Cela garantit que le DAO peut examiner tous les documents, supprimer tout document hors du champ d'application et entamer des discussions avec l'organisme public sur toute information susceptible de relever d'une disposition discrétionnaire ou de nécessiter une consultation par un tiers.

La boîte à outils souligne que tous les documents doivent être fournis dans les délais impartis. Les responsables de l'accès à l'information désignés disposent de 3 à 5 jours ouvrables pour collecter les documents et générer les informations à fournir au bureau de l'ATIPP pour un résumé de l'accès à l'information. Cette disposition vise à garantir le respect de la loi et à empêcher la divulgation sélective d'informations. Le guide recommande également de fournir des raisons détaillées pour les expurgations afin de promouvoir la transparence et d'éviter les plaintes auprès du commissaire à l'information et à la protection de la vie privée du Yukon.

En conclusion, il existe des raisons légitimes de ne pas divulguer ou d'expurger des informations. L'absence d'objection de la part des services juridiques concernant l'instruction du commissaire de la fonction publique de détruire des documents est préoccupante.Les services juridiques auraient dû conseiller de suivre la loi et de restreindre l'information en vertu de la disposition appropriée.

Par solidarité,

Justin Lemphers, vice-président
Syndicat des employés du Yukon

RESSOURCES:

Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée
Lien vers la boîte à outils du responsable de l'accès à l'information